메일 머지를 이용해 내용 중 변경이 되는 부분에 '메일 머지 표시'를 추가하고, 인쇄를 하면 개인별로 맞춤 자료를 만들어 우편으로 보낼 수 있으며, 우편 발송과 무관하게 상장 등 반복적인 파일 작성시에도 메일 머지를 활용할 수 있습니다.
1. 우편 발송용 안내문 만들기
개인별 세금 고지서 작성, 분양대금 납부 통보 등 여러 가지를 생각할 수 있는데, 분양대금 납부 통보를 기준으로 만들어 보겠습니다.
가. 한글 파일 만들기
아래와 같은 내용으로 보낼 우편물이 있다고 합시다.
① 먼저 동그라미 쳐진 부분에 메일 머지 표시를 달아야 하는데,
1번과 같이 도구 메뉴의 메일 머지 - 메일 머지 표시 달기 메뉴를 누르거나,
2번과 같이 도구 그룹의 메일 머지 아이콘을 누른 후 메일 머지 표시 달기 메뉴를 눌러도 됩니다.
② 주소록 필드 선택하기와 필드 만들기 탭이 있는데, 통상적으로 엑셀 파일을 기준으로 하므로 엑셀 파일의 필드명이 '주소록 필드'에 있다면 그것을 이용하고, 없다면 필드 만들기로 새로 만들어야 합니다.
그런데, 주소록 필드에 없는 필드이므로 필드 만들기를 이용해 만들겠습니다.
③ '필드 만들기' 탭을 누른 다음 '중도금 (O차)'였던 부분에서 O을 지운 다음, 도구 메뉴의 메일 머지 - '메일 머지 표시 달기' 메뉴를 누르고, '회차'라고 입력하고 '넣기' 버튼을 누르면,
아래와 같이 두개의 중괄호 사이에 회차가 입력됩니다.
④ 이런 식으로 필드로 계약자, 납부일자, 요일, 가상계좌번호, 선납할인율, 연체요율, 납부대금을 추가합니다.
- 회차는 3번 나오는데, 기존에 입력된 필드명인 '회차'를 클릭한 후 '넣기'를 하면 됩니다.
- 납부일자는 엑셀에서 년월일 형식으로 입력할 것이므로 한글에서 'OOOO년 OO월 OO일'을 모두 선택하고, 메일 머지 표시를 '납부일자'로 입력하고 넣기를 하면 됩니다.
- 선납할인율과 연체요율은 아래와 같이 메일 머지 표시가 들어가는데, 메일 머지 표시가 차지하는 크기와 관계없이 실제 요율이 입력되므로 문서에서 차지하는 표시의 크기는 중요하지 않습니다.
⑤ 완성하면 아래와 같은 모양입니다.
나. 엑셀 파일 만들기
한글에 추가한 필드를 기준으로 엑셀 파일을 아래와 같이 만듭니다. 1행이 필드이며, 순서는 안맞아도 됩니다.
- 납부일자는 19-7-16 로 입력했는데, 아래와 같이 셀 서식의 날짜 표시형식을 하이픈에서 년월일로 변경합니다.
- 요일은
=CHOOSE(WEEKDAY(C2),"일","월","화","수","목","금","토")
라고 함수를 이용해 수식으로 요일을 구했습니다.
다. 인쇄 등 출력
① 도구 - 메일 머지 - '메일머지 만들기'를 누른 후, 오른쪽 열기 아이콘을 누른 후 엑셀 파일을 찾아서 열기를 누릅니다.
출력방향은 쓸데없는 종이 낭비를 방지할 수 있도록 '화면'을 먼저 선택하고, '확인' 버튼을 눌러 제대로 작성됐는지 확인하고, 확실하다면 그 때 출력방향을 프린터로 선택하면 됩니다.
② 엑셀에 시트가 여러 개 있을 수 있으므로, 시트 선택을 해야 하는데, 이 파일은 Sheet1만 있으므로, 오른쪽 선택버튼을 누릅니다.
③ 그러면 아래와 같이 엑셀에 입력된 자료가 표시되는데, 오른쪽 선택버튼을 누릅니다.
④ 아래와 같이 필드 이름을 연결하라는 창이 나오는데, 한글 파일의 메일 머지 표시와 엑셀 파일의 필드명이 '가상계좌번호'와 '가상계좌'로 달라서 그렇습니다. 취소 버튼을 누르고, 엑셀 파일의 필드를 '가상계좌'에서 '가상계좌번호'로 수정하고 저장합니다.
이 경우 위 화면 '계약자' 오른쪽의 역삼각형으로 된 콤보박스 버튼을 눌러, 데이터 파일 필드 이름을 '가상계좌'로 지정할 수도 있으나, 매번 물어보므로 엑셀 파일을 수정하는 것이 좋습니다.
⑤ 그리고 나서 한글에서 메일 머지를 다시 하면 위와 같은 에러가 나오지 않습니다.
⑥ 결과물은 아래와 같습니다.
⑦ 다음 페이지를 보려면 마우스 휠을 아래로 굴리거나, 페이지 다운키를 누르면 됩니다. 그러면 아래와 같이 다음 계약자의 중도금 납부 안내문이 수정됩니다. 계약자명과 가상계좌번호가 변경되었고, 나머지는 동일합니다.
그런데, 자세히 살펴보니 납부일자 왼쪽의 숫자가 1이어야 하는데, 6이라고 나옵니다. 이는 서식때문에 그런 것이므로 1,2 등 숫자를 서식이 반영되지 않은 숫자로 변경해야 합니다.
⑧ 한글의 서식 제거하기
㉮ 아래 화면에서 납부일자 뒤에 커서를 넣고, 서식 메뉴를 누르면 3번과 같이 1,2,3이라고 표시된 문단번호에 체크가 되어 있습니다.
㉯ 1,2,3 이라고 표시된 서식을 클릭해서 선택을 해제합니다. 그러면 납부일자 뒤에 있던 "1."이 사라집니다.
㉰ 따라서, 납부일자 앞에 "1. " 이라고 입력합니다.
분양대금 납부방법, 유의사항, 납부대금, 기타 문의 사항도 위와 같이 수정하고 저장합니다.
⑨ 다시 '메일 머지 만들기'를 하고, 다음 페이지의 숫자가 제대로 표시되는지 확인합니다. 두번째 페이지도 1번부터 제대로 표시됩니다.
⑩ 계속 내려가면 아래와 같이 분양대금도 수정되어 표시될 겁니다.
⑪ 인쇄하려면 출력방향을 프린터로 바꾼 후 위 절차를 진행하면 됩니다.
⑫ 메일머지 상태에서 빠지려면 아래 화면에서 '닫기' 버튼을 누르면 됩니다.
참고로 한글 파일과 엑셀 파일을 첨부합니다.
2. 상장 등 반복자료 만들기
위와 같은 표창장도 엑셀 파일과 연결하여 데이터가 자동으로 입력되도록 할 수 있습니다.
한글의 내용만 다를 뿐 형식도 동일히고, 엑셀 파일을 만들어서 결합하는 것 모두 동일합니다.
가. 한글 파일 만들기
아래와 같이 메일 머지 표시를 답니다.
나. 엑셀 파일 만들기
한글 파일의 '메일 머지 표시'와 일치되게 필드(1행)를 입력하고, 그 아래에 데이터를 입력합니다.
다. 인쇄 등 출력
먼저 화면으로 확인하고 확실할 경우 프린터로 인쇄하는 것이 안전합니다.
참고로 한글 파일과 엑셀 파일을 첨부합니다.
'Excel' 카테고리의 다른 글
| 엑셀 배우기(2) - 문자열, 숫자 또는 수식 입력 방법 (0) | 2022.07.10 |
|---|---|
| 엑셀 배우기(1) - 엑셀이란 (1) | 2022.07.08 |
| 메일 머지(1) - 우편 발송용 라벨 만들기 (3) | 2020.08.26 |
| 엑셀 목표값 찾기와 방정식 근 구하기(3) (0) | 2020.08.24 |
| 엑셀 목표값 찾기와 방정식 근 구하기(2) (3) | 2020.08.22 |